La Bitácora de Obra es una libreta de pasta dura, sellada, con hojas foliadas desprendibles (original y dos copias) la cual es el medio de comunicación entre las partes que suscriben una Manifestación de Construcción, o Licencia Especial, donde soportan su actuación la constructora, supervisión, contratistas, DRO y corresponsables, tiene una validez oficial por lo que nos puede ayudar a deslindar responsabilidades, nos sirve de apoyo y respaldo de cualquier diferencia relacionada con lo establecido en el contrato.
Una herramienta básica para el auxiliar de la administración (Director Responsable de Obra) el artículo 35 del Reglamento de Construcciones del Distrito Federal señala que llevar una bitácora de obra es una de las obligaciones del DRO, y cito tal cual en su fracción V de dicho artículo:
V.Llevar en la obra un libro de bitácora foliado y sellado por la Delegación, en el cual se anotarán en original y dos copias,
los siguientes datos:
a) Nombre y firma del propietario o poseedor, del Director Responsable de Obra y del Residente, así como de los Corresponsables y del Perito en Desarrollo Urbano, si los hubiere;
b) Nombre o razón social de la persona física o moral que ejecute la obra;
c) Materiales empleados para fines estructurales o de seguridad;
d) Procedimientos generales de construcción y de control de calidad;
e) Descripción de los detalles definidos durante la ejecución de la obra;
f) Fecha de las visitas, observaciones e instrucciones del Director Responsable de Obra, así como de los Corresponsables y Perito en Desarrollo Urbano, en su caso;
g) Fecha de inicio de cada etapa de la obra, y
h) Incidentes y accidentes;
¿Qué se conoce como apertura de bitácora?
Se debe realizar antes de iniciar los trabajos
en la obra, es antecesora de la primer nota,
generalmente ya viene un formato preestablecido
donde se registrarán los nombres y firmas
autorizadas para asentar las notas, es decir, se pondrán los datos del propietario,
representante legal, constructor, DRO,
corresponsables y PDU con nombre completo, dirección donde se les pueda notificar y teléfonos; los datos de la manifestación de construcción ola licencia especial, dirección, número de manifestación o licencia, superficie del terreno y construcción, tipo de construcción, materiales que
se emplearán fecha de autorización y vencimiento
de la misma. Esta acción es la llamada apertura de bitácora.
¿Cuántas bitácoras puede haber en una obra?
Sólo habrá una bitácora por licencia, es decir, debe ser una para demolición, otra para la manifestación de construcción y una vez terminada la obra, en los giros mercantiles habrá otra de mantenimiento, la cual se emplea para los vistos buenos de seguridad y operación, no puede existir una bitácora para dos licencias aún cuando se tratara del mismo propietario, obra o constructor.
Si es necesario abrir otra bitácora porque se haya terminado la anterior, se indica en la primera hoja los mismos datos que en la apertura y en cada una de las hojas se escribe “Tomo II”, “Tomo V”, etc. Junto al número de folio.
En el caso de contrato de servicios habrá sólo una bitácora por contrato sin embargo, puede haber varias libretas ó tomos, respetando las mismas reglas y obligaciones que en la bitácora de obra.
REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITÁCORA
Apertura. Se realiza previamente al comienzo de los trabajos debiendo contener lo que se explicó anteriormente,
Folio, numeración y fechado de notas .Cada hoja irá foliada en original y dos copias, las copias deberán ser desprendibles, de preferencia la original no, ésta es para el propietario, las copias una es para el DRO y otra será la que se entregue junto con la Manifestación de terminación de Obra y Autorización de Uso y Ocupación en la parte superior derecha de la hoja, irá numerada cada nota en la parte derecha y enseguida en la parte izquierda y irá la fecha después del contenido de la nota deberá cerrarse con nombre y firmas del residente y/o supervisor, corresponsables y DRO.
La parte emisora firmará del lado derecho y las partes receptoras después de ésta, preferentemente todas las firmas incluyendo copias deberán ser autógrafas.
Escritura.
Al suscribir las notas o asuntos se empleará papel carbón o autorreproducible para las copias.Debe escribirse con bolígrafo de tinta negra de preferencia, con letra legible, de molde, no se permitirá pluma fuente, tinta roja o lápiz
Errores, tachaduras, enmendaduras y sobreposiciones.
Cuando se cometa algún error, alguna tachadura o enmendadura deberá anularse con la leyenda "Esta nota se anula por error" y en la nota siguiente escribir bien lo que se estaba asentando en la anterior, ya que de otra manera las notas cuyo original y copias aparezcan con tachaduras o enmendaduras será nula, lo cual podría acarrearnos algún problema.
En cuanto a las sobreposiciones o adiciones no están permitidas en ningún sitio de la hoja.
Cierre de notas, e inutilización de espacios sobrantes.
Se deben cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas , cruzando con rayas ó un guión grande al final de la nota, asímismo los espacios sobrantes en las hojas se cruzarán.
Retiro de copias
Una vez llena la hoja correspondiente, pasadas 48 horas (tiempo que se validan las notas, lo cual deberá quedar asentado dentro de las primeras notas) se deberá proceder al retiro de las copias y entregarlas a quien le corresponda su resguardo, para evitar su extravío, siempre en los dos primeros renglones de cada hoja se deberá anotar la dirección de la obra y número de licencia.
Validaciones de documentos
Cuando se requiera, las minutas, croquis, circulares, memorándums, oficios y en su caso las comunicaciones telefónicas se validarán por medio de una nota de bitácora donde citaremos el medio utilizado, y se anexarán copias por triplicado las cuales deberán ser firmadas por todos aquellos facultados para ello.
Compromiso de uso
El constructor y el DRO están comprometidos a su uso, quedando establecido en el reglamento su uso y sus sanciones por no presentarla.
Cierre de bitácora
El cierre de bitácora será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica en la obra. Se deberán anular las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervisión se anexa al expediente del contrato.
